Odoo: Características y Módulos del ERP

Hola amigos, el día de hoy estaremos abordando un tema muy interesante para las empresas y organizaciones: Estaremos hablando de Odoo, uno de los ERP mas completos y potentes de la actualidad.

Para aquellos que no están familiarizados con los términos, ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning. Traducido a nuestro idioma, Enterprise Resource Planning sería Planificación de los Recursos de la Empresa. Los ERP son completos sistemas que nos ayudan en todos los aspectos de una organización.

Desde la creación de una oportunidad de negocio o venta, hacia todo el proceso contable y gestión económica de la compañía. También podremos tener control de nuestro inventario, planificación de proyectos, recursos humanos, entre otras cosas.

Resumiéndolo en una simple frase, un ERP nos permite tener una completa radiografía de la empresa desde diferentes puntos de vista.

La importancia de tener un ERP en una empresa

Bien sabemos que la tendencia hacia la informatización es inevitable, y ya casi no hay compañías que no estén informatizadas. En mayor o menor medida, con tiempos diferentes, esta tendencia esta llegando hasta a las empresas o emprendimientos mas pequeños.

Y esto tiene una razón de ser. No solo se trata de informatizar por hacerlo, sino que esto nos da una ventaja estructural: conocer realmente como funciona nuestro negocio. Y no solo conocer sobre el negocio en particular, sino que nos da la información y herramientas para la correcta toma de decisiones.

Mucha de la información que un ERP nos mostrará, nos permitirá tomar decisiones, realizar correcciones en los procesos, administrar correctamente los recursos, entre otras cosas. Todo esto, con un objetivo claro: mejorar todos los procesos internos de una compañía, y en definitiva, su rentabilidad.

Hecha este breve introducción de que es lo que nos permite hacer un ERP, nos iremos adentrando a lo largo de la nota en las posibilidades de Odoo. Odoo es uno de los ERP mas completos del mercado. Esta desarrollado en lenguaje Python y esta presente en la industria desde hace mas de una década.

Anteriormente Odoo era conocido como OpenERP, y era un software aplicativo. Luego, migró a nuevas tecnologías y se ha convertido en uno de los ERP mas intuitivos de todos.

La sencillez y simplicidad de su interfaz, y la forma en la que están todos los elementos conectados, lo hacen una herramienta extremadamente poderosa.

Para todo tipo de emprendimiento, sea grande, mediano o pequeño, un ERP es mas que necesario. Porque no solo le permitirá conocer el detalle del negocio en si mismo, sino poder tomar decisiones acertadas con la finalidad de mejorar.

Y esto, es algo que años atrás, hasta parecía imposible. Y no solo respecto a la información y toma de decisiones, sino que simplificará considerablemente el trabajo de todas las personas.

Odoo: Sus versiones

Odoo S.A. es una empresa de origen belga. Otro detalle no menor, es que Odoo es de código abierto, por lo cual, su código puede ser revisado, modificado y extendido.

Esto es una gran ventaja, sobretodo para aquellas empresas que disponen de área de programación. Si bien Odoo es muy completo, y por default, podrán hacer todo, tiene además la ventaja de que los módulos pueden ser adaptados a cualquier tipo de caso particular.

Algo no menor, y a tener en cuenta, dado que esto es una gran ventaja respecto a otras opciones comerciales como Microsoft Dynamics.

Odoo viene en dos diferentes versiones: Community y Enterprise. La diferencia entre ambas es, básicamente, los módulos que tienen disponibles y el carácter comercial de la versión Enterprise.

La versión Odoo Community puede ser descargada de forma gratuita desde el siguiente enlace. En el enlace encontrarán las versiones estables para las plataformas Microsoft Windows, GNU/Linux, o el código fuente.

En el caso de GNU/Linux, encontrarán las instrucciones para configurar los repositorios en distribuciones como Debian o la megaconocida Ubuntu. Respecto a la versión Enterprise, podrán probarlo mediante un trial de 15 días, donde podrán ver todos los aspectos diferenciales en cuanto a módulos.

Con la versión Odoo Enterprise, podrán acceder a la modalidad on-premise o cloud. La primera quiere decir que podrán instalarlo en sus propios servidores, o bien, podrán optar por un servidor en la nube.

Dicho servidor, es ofrecido sin cargo adicional por Odoo S.A., lo cual también es un plus adicional.

Odoo Enterprise: precios

Respecto al costo de Odoo en su versión Enterprise, variará de acuerdo a la cantidad de módulos contratados, y de los usuarios que accederán al sistema. Como todo sistema modular, uno puede comenzar una implementación con las cosas que considera mas importantes, y luego, podrá extender contratando módulos adicionales.

Además, Odoo cuenta con un completo programa de partners a lo largo de todo el globo. Los partners de Odoo suelen ofrecer las localizaciones para cada país en particular. Esto significa que ajustan Odoo a las normativas contables e impositivas de cada país.

Y como si esto fuera poco, Odoo posee una gran comunidad. Desde su página web tendrán acceso a infinidad de módulos personalizados, para diferentes tipos de usos. Por lo cual, antes de pensar en desarrollar algún módulo, recomendamos ampliamente mirar los módulos actuales disponibles en Odoo.

Módulos y Funciones de Odoo

Ya hemos mencionado anteriormente todo lo que nos permite hacer un ERP. Ahora vamos a ahondar mas en las funciones especificas de Odoo. Odoo se caracteriza por tener una gran cantidad de módulos base disponibles, que alcanzará para cubrir las necesidades de cualquier organización.

Si bien siempre existen casos específicos que son excepción a la regla, podemos decir que Odoo va a satisfacer a la gran mayoría de los usuarios. Sino, siempre existe la posibilidad de poder desarrollar y extender las funciones de cualquier módulos.

Vale mencionar que todos los módulos presentes en Odoo están interconectados entre sí por lo que, por ejemplo, podremos partir desde una simple carga en el CRM de una posible oportunidad, y hacer el avance correspondiente del proceso comercial, fabricación, stock, compras, hasta la entrega en el cliente.

Al estar todo relacionado, podremos ver como una oportunidad de negocio va evolucionando hasta que es entregada en la puerta de nuestro cliente. En esta sección enumeraremos los principales módulos disponibles en nuestra potente herramienta de gestión.

CRM – Odoo

Para quienes no conocen su significado, CRM son las siglas de Customer Relationship Management. Dicho en nuestro idioma, gestión de las relaciones del cliente. El módulo CRM es donde toda la operativa comercial comienza.

Desde la detección de una pequeña oportunidad de negocio, hasta reunirnos con el cliente, presupuestarle el producto o servicio, y cerrar la venta.

Es decir, podremos mediante este módulo ver todo el proceso comercial desde el contacto inicial, llevando un tracking de todas las acciones realizadas sobre la oportunidad de negocio. Si quieren ver mas a detalle, les dejo el enlace a la nota donde hablamos en detalle de VtigerCRM.

Ventas

Este módulo de Odoo, tal como lo dice su nombre, sirve para realizar toda la gestión de ventas y clientes. En este módulo podremos ver todos los presupuestos emitidos hacia nuestros clientes a partir de las oportunidades cargadas en el CRM.

Estos presupuestos los podremos completar con nuestros productos precargados, asignarle el precio de venta, impuestos, etc.

Desde este mismo presupuesto, podremos enviarlo por correo electrónico con un simple clic y, avanzando en la operatoria, podremos crear una factura cuando el mismo es aceptado por el cliente.

También desde el módulo de ventas, podremos generar todo tipo de informes relativos a las ventas, pedidos, etc.

Compras

Desde este módulo llevaremos toda la gestión de los proveedores y la planificación de compras. Podremos ver las solicitudes de presupuestos, pedidos y acuerdos de compras, entre otras cosas.

A su vez, también visualizaremos aquellos pedidos de compra generados a partir del faltante de stock en inventario.

Contabilidad

Quizás este es uno de los módulos centrales de Odoo y más necesarios para cualquier compañía. Desde aquí podremos llevar el control absoluto de absolutamente todos los movimientos contables de la empresa.

Desde nuestras propias facturas emitidas unilateralmente o aquellas creadas a partir de un presupuesto, o las facturas de compras de proveedores.

Tendremos todo el plan de cuentas de la empresa, asientos contables, pagos, entre otras costas. Obviamente podremos llevar todo el libro mayor de la compañía, el movimiento de efectivo mediante transferencias, cheques propios y de terceros, etc.

Podremos generar completos informes desde cualquier punto anteriormente mencionado. Dentro de la gran cantidad de informes disponibles encontraremos:

• Declaraciones de ganancias y perdidas
• Balance de situación
• Libro mayor de la empresa, cuentas por cobrar y cuentas por pagar
• Diversos informes de auditoría: libros, balances, diarios consolidados y balances de comprobación
• Análisis de facturas

Todos estos informes los podremos ver por periodos, visualizarlos gráficamente y exportarlos. Podremos realizar también conciliaciones bancarias, trabajar con extractos bancarios e importarlos al sistema para automatizar las tareas y automatizar el trabajo que suele ser manual.

Este módulo no esta disponible en la versión Odoo Community.

Inventario

Este módulo es otro de los más importantes de Odoo. Desde el llevaremos todo el control de stock de nuestros productos y materias primas. También podremos disparar ordenes de compras para el faltante de stock.

En este módulo también podremos configurar un nivel mínimo de stock para ser alertados cuando lleguemos a un stock de alerta. Esto nos servirá para realizar la planificación de compras correspondiente.

También gestionaremos los depósitos y/o almacenes que tenemos, y el movimiento del stock internamente. Podremos gestionar todos los productos, variantes de productos, y números de serie correspondientes a los mismos.

Dentro de la potente sección de informes podremos ver una completa radiografía de la situación actual del stock. Generaremos informes del estado de cada uno de los almacenes, el inventario actual, previsto, y podremos realizar una valoración de nuestro inventario.

Fabricación

Quizás uno de los módulos mas importantes para aquellos que tienen proceso de fabricación. Odoo posee la función de MRP o Material Requeriments Planning. Esto significa que es la planificación de los requerimientos de material.

Desde este módulo podremos llevar toda una linea de producción, pudiendo gestionar plantillas personalizadas de cada uno de nuestros productos. En estas plantillas confeccionaremos la composición de los productos que fabricamos.

En el caso de equipamiento, por ejemplo, podremos definir todo tipo de componentes presentes en el producto. Desde la cantidad de tornillos, metros de cable, entre otras cosas.

Podremos gestionar ordenes de trabajo, ver el estado de las mismas, así como también planificar las compras en base a la fabricación. Podremos también realizar completos informes de estado de las ordenes de producción y de trabajo.

También, al dispararse una orden de producción, podremos reservar stock de nuestro inventario para que quede asignado a nuestra orden de producción.

Proyectos y Planeamiento

Estos dos módulos son complementarios e independientes del resto de módulos de Odoo. ¿Porque los mencionamos si no están tan relacionados a los otros? Por una simple razón. No todo termina en una operación de venta o una orden de producción.

Todo es parte de un proyecto. Con estos módulos podremos crear proyectos, donde todos los procesos necesarios para llevarlo a cabo están presentes. Podremos asignar tareas a diferentes actores, establecer fechas y tiempos para todo tipo de proceso externo.

Un ejemplo de esto, podremos planificar las fechas de entrega en el caso de faltante de material, lo cual nos servirá para, a su vez, planificar otras tareas paralelas y no tener tiempo ocioso o perdido.

Podremos generar y visualizar las tareas por realizar para completar un determinado proyecto. Esto en su conjunto, permitirá que podamos realizar un verdadero y certero análisis de todos los costos y de la rentabilidad real de un determinado proyecto.

Otros módulos de Odoo

En Odoo, como dije inicialmente, existe una gran cantidad de módulos, y sería muy extenso mencionarlos uno por uno a detalle. Podremos gestionar al personal y sus ausencias, llevar el control de todo tipo de gastos y hasta gestionar una flota de vehículos.

También tiene módulos específicos para puntos de venta, muy util en el caso de empresa de retail. Otro de los tantos módulos interesantes que posee es el de servicio técnico, donde podremos llevar a detalle las incidencias con nuestros clientes.

Odoo es especialmente útil cuando somos una empresa de servicios de soporte y atención personalizada. Pueden ver el resto de módulos disponibles en su sitio web.

Conclusiones – Odoo

Como hemos visto a lo largo de la nota, las funciones presentes en Odoo son realmente interesantes. La ventaja quizás de Odoo sobre la competencia, es que presenta una gran cantidad de módulos, sin tomar en cuenta todos aquellos desarrollados por su comunidad y por los partners especializados.

La posibilidad de tener a Odoo localizado en nuestros respectivos países, acorde a la normativa vigente, es una gran ventaja. Muchos software de este estilo no tienen esta posibilidad, lo cual es un gran limitante a la hora de realizar una implementación.

Otro punto no menor a destacar de Odoo, es la performance general del sistema. Es realmente fluido, siempre y cuando no este limitado en recursos, obviamente! Otro de sus aspectos técnicos, que no hemos mencionado, es que trabaja con base de datos PostgreSQL, destacada por ser fiable y muy robusta.

Solo resta decir que, para aquellos que estén interesados, puedan descargarlo e instalarlo, o bien, probarlo en linea a través del siguiente enlace. Espero esta nota haya sido de su interés, y no olviden dejar sus comentarios! Nos vemos la próxima.