Hola amigos, el día de hoy estaremos un desarrollo que ha sido un cambio total para muchas personas: el home office. Creo que no hace falta aclarar, pero lo vamos a explicar, home office se refiere a la modalidad de trabajo desde casa.
Esta metodología esta presente desde hace mucho tiempo, sobretodo en grandes empresas como IBM o el gigante Google, y ha ido creciendo hasta nuestros tiempos. Pero este año 2020, nos sorprendió a todos con lo inimaginable: la pandemia por el coronavirus.
Esta situación llevó a que muchas empresas tuvieran que adoptar a la fuerza el home office, dado que de otra forma, se verían imposibilitados de trabajar. Pero el problema que supone una pandemia de esta magnitud, va aún mas allá. No solo en el ámbito laboral, sino que supuso un desafío para otros ámbitos como el educativo. Pero también, mas allá de los traspiés que generó, también permitió que muchos nuevos negocios emergieran.
Como en todas las crisis, muchos salen perjudicados, pero muchos otros también se benefician. A lo largo de esta nota vamos a comentar diferentes casos, abordando los pros y los contras de cada uno. Y sobretodo, vamos a hablar del papel fundamental de la tecnología en todos estos aspectos.
¿De que se trata el Home Office?
Yendo un poco mas a detalle, la modalidad de home office trata puntualmente sobre el desarrollo de las actividades laborales desde casa. En el grueso de empresas tecnológicas, esto no supuso un problema. Sin ir mas lejos, por citar un ejemplo, mucho personal de IBM trabaja directamente desde sus casas desde mucho antes de la pandemia.
¿Porqué? La respuesta es simple. Las empresas creen que para ciertas tareas es mejor que los empleados estén en sus domicilios. El ahorro del tiempo en el viaje, y muchas veces, y de manera un poco extraña, los tienen disponibles incluso fuera del horario laboral.
Por otro lado, para las empresas, el tener a sus empleados en sus domicilios, supone un ahorro de recursos significativo. Esto parece algo menor, si lo vemos desde el lado de los empleados. Uno piensa en la comodidad del hogar, el no tener que desplazarse hasta los puestos de trabajo, o incluso visitar clientes.
Pero lo que no miramos es que esto en cierta forma supone un ahorro para las empresas, como por ejemplo, el ahorro energético. Obviamente esto depende de los casos particulares de cada empresa, y es muy dispar la diferencia entre unas y otras.
Obvio en muchos casos el home office no esta bien visto por los empresarios. En principio, el factor confianza, la falta de herramientas adecuadas para medir la actividad laboral, entre otras cosas.
Esto hace que, ante lo expuesto anteriormente, las empresas sean muy reticentes respecto a las jornadas de home office. Pero dado los tiempos que vivimos, a las empresas no les quedó otra que aceptar esta nueva realidad que, posiblemente, llegó para quedarse definitivamente.
Nuevos desafíos para el home office
Como mencione al principio de esta nota, abordaremos el tema desde diferentes rubros y realidades. El home office, siempre que se menciona, tiende a relacionarse estrictamente con las empresas de tecnología. Esto no es algo real, no al menos en los tiempos que vivimos.
La tecnología y la posibilidad de realizar las tareas de forma virtual, se encuentran en los mas diversos rubros, y muy importante, funciona! Obviamente la tecnología siempre va a estar presente para que se puedan llevar a cabo las tareas en cada rubro, sea o no tecnológico.
En este aspecto, el eje central siempre va a ser las diferentes tecnologías, dado que sin ellas, no podríamos realizar ciertas labores. Al día de hoy, existen infinidad de herramientas que nos ayudan desde diferentes aspectos. A continuación hablaremos de diferentes disciplinas donde la modalidad “desde casa” jugó un papel preponderante.
Ámbito Educativo
El ámbito educativo fue uno de los cuales tuvo que adaptarse a una realidad completamente diferente. Si bien muchas instituciones educativas cuentan con herramientas para el trabajo virtual, el tema de la pandemia fue algo que cambio completamente el paradigma conocido.
Claro que esto tiene diferencias si miramos ejemplos de diversos países, pero vamos a enfocarnos en la realidad latinoamericana. En el caso de Latinoamérica, pocos países estaban preparados para afrontar algo así y los problemas no tardaron en aparecer. Citando el ejemplo que me toco vivir, Argentina, puedo dar muchos ejemplos concretos de como se fue desarrollando.
En Argentina, y posiblemente haya sido así en muchos otros países, no solo de Latinoamérica, la pandemia supuso un cambio de paradigma. El corte total de las clases, y el ni siquiera haber regresado a clases, hizo que el ciclo lectivo se viera afectado por completo.
Tanto instituciones educativas como docentes, no estaban preparados y, en muchos casos, no se contaban con los medios necesarios. Y con medios necesarios me refiero también al alumnado: la dificultad para acceder a computadoras o conexiones de internet, sumado al poco compromiso de los grupos de padres, hizo que no se puedan desarrollar las cosas con normalidad.
De todas maneras, cada caso puntual depende de la institución educativa. Herramientas como Moodle, Edmodo y Google Classroom, permitieron ordenar los contenidos de cierta manera, y ayudar en las labores que se realizaban presencialmente.
Todo esto, siempre apoyado por las clases por videollamadas, mayormente un segmento dominado por Zoom, y con Google Meet cada vez mas presente. Si bien en muchos casos se cuentan con las herramientas, el principal problema que se presento en la educación, fue la desorganización generalizada.
El poco compromiso para asumir horarios y responsabilidades, la informalidad, y en muchos casos, el problema del acceso a los recursos, hizo que esta tarea sea realmente compleja. Pero si en algo surtió un efecto positivo, es que la tecnología llegó para quedarse.
La creación de un plan nacional para la adopción de una plataforma educativa bajo Moodle, junto con convenios con diferentes entes y compañías para que el acceso a dichas plataformas sea totalmente gratuito, es un gran avance. Aunque hay que ver si esto se implementa de la manera correcta.
Home Office para PyMES
En este punto trataré en particular a las pequeñas y medianas empresas, sin importar el rubro. En estos casos, la implementación, y quizás, adopción del home office, fue algo mucho mas simple. Muchas compañías, sobretodo las pequeñas, no tenían ni como beneficio un solo día de home office.
En estos casos, dado la pandemia, no tuvieron otra opción que adaptarse al nuevo paradigma. Lamentablemente, si no nos adaptamos, no evolucionamos, y si no evolucionamos, el resultado es simple, nos extinguimos.
Las empresas que no tuvieron un plan de contingencia relativamente inmediato, vieron rápidamente el impacto de la pandemia en los ingresos. Aunque parezca que la tecnología hoy nos tiene todo fácil, no todas las empresas están debidamente preparadas para el acceso desde fuera o vía home office.
El home office se volvió habitual a nivel mundial en todas las empresas, sin importar el rubro, que entran en esta categoría. El recelo al robo de información y la falta de infraestructura dificultan la tarea general del acceso remoto.
Rápidamente se pudo ver el avance de las VPN para el acceso seguro a las oficinas, así como la adopción de tecnologías para videoconferencias.
Las reuniones en Zoom se convirtieron en habituales. Incluso hoy que se flexibilizaron las medidas en muchos países, las reuniones se continúan realizando por Zoom y otras plataformas. No solo por un tema de prevención, sino por un tema de comodidad.
Y además, la posibilidad de poder grabar las sesiones y hacérselas llegar a personas que no hayan podido asistir. Esto es realmente útil sobretodo en capacitaciones, dado que nos permitirá consultar el material periódicamente por si algo no quedó claro.
Empresas de atención al público
En este segmento vamos a englobar a las compañías de retail, locales de venta al público, shopping, cadenas de comida, restaurantes, e incluso negocios muy pequeños, como un kiosco de barrio.
La pandemia afectó a estas empresas y emprendimientos de una manera muy complicada. El tener prohibido abrir sus negocios, causo desastres en muchos de ellos, llevándolos incluso al cierre. Pero muchos negocios encontraron en el e-commerce una nueva solución.
El home office es una nueva forma de poder llegar a los clientes, sin estar expuestos. Claro que esto muchas veces tarda en dar sus frutos, pero a la larga, lo termina haciendo.
Los negocios comenzaron a crear sus tiendas online, a sumar canales de atención mediante las redes sociales como Instagram, y la atención personalizada por WhatsApp. Quienes lograron adaptarse rápidamente al nuevo paradigma de negocios, vió con el pasar del tiempo como surtía efecto. Incluso para mejor que antes.
Los flujos de venta aumentaron, el público al que se llegaba aumentó considerablemente, e incluso, a nivel territorial. Un local de atención al público supone los limites de una determinada zona. Dependiendo el rubro, por ejemplo, los locales de ropa, pudieron expandir su negocio a lugares donde jamas lo hubiesen pensado.
A veces la desconfianza o el miedo a las nuevas tecnologías o al home office, hace que no demos el paso que necesitamos para cambiar o evolucionar.
Lamentablemente, en muchos casos, tuvieron que esperar a que no quede otra opción para adoptar lo nuevo. Pero finalmente, muchos han visto sus frutos en los ingresos. No solo les ha permitido aumentar ventas, sino que también, organizarse de una manera mas eficiente.
Herramientas tecnológicas para tu Home Office
En este tramo final de la nota, quiero hacer una breve reseña de algunas herramientas que hicieron que el home office, o trabajo desde casa, sea mas ameno.
Tecnologías que ayudaron a muchos negocios a encontrar un nuevo rumbo, sin perder el foco central y sin dejar de lado lo tradicional. Mucho de todo lo vivido y trabajado a lo largo de este 2020 llegó para quedarse. Por un tema de ingresos, por un tema de comodidad, y finalmente, por un tema de productividad general.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Muchas empresas comenzaron a tomar en serio el hecho de poseer un sistema ERP como Odoo, de quien ya hemos hablado en una nota anterior.
Los sistemas ERP nos permiten organizar las compañías en todos los aspectos. Todos los sectores de una organización, así como los involucrados en las tareas, adoptaron una nueva dinámica de trabajo colaborativa y en línea.
Las grandes y medianas empresas ya poseen esta clase de sistemas desde hace muchos años para proporcionar home office de acuerdo a sus necesidades. Y encontramos grandes referentes como SAP, Microsoft Dynamics, entre otros.
También se encuentran los CRM, que ayudan en las relaciones con los clientes. Ejemplo de grandes aplicaciones en este segmento son Vtigercrm o Salesforce, que permiten organizar toda nuestra fuerza de venta.
Herramientas de Comunicación
Sin dudas, es quizás otro de los troncales mas importantes para el home office. Las herramientas que nos permiten comunicarnos con nuestros clientes, colegas, socios, etc. Les mencionaré brevemente algunas de estas herramientas, aunque la mayoría ya las conozcan:
- Videoconferencia: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams.
- Telefonía IP: clientes VoIP como Linphone, Ekiga, Yate Client, y las herramientas provistas por los grandes fabricantes de telefonos IP como Cisco, Avaya, entre otros.
- E-Commerce o Comercio Electrónico: Prestashop, WordPress con Woocommerce, osCommerce, Magento, entre muchos otros.
Si bien la telefonía IP es mas utilizada para llevar el interno de una empresa a donde vayamos, esto de a poco va siendo reemplazado por las soluciones mas integrales de videoconferencias.
Herramientas educativas
Dentro de las instituciones educativas, el espectro abarca lo mencionado en las herramientas de comunicación, con el plus de los LMS (Learning Management System). Dentro de los LMS, los ejemplos mas concretos y conocidos son los siguientes:
- Moodle
- Chamilo
- Edmodo
- Google Classroom
Estas plataformas permiten unificar los contenidos de una clase, y además son completamente articulables con tecnologías de terceros.
Conclusiones – Home Office
La pandemia que estamos viviendo nos enseñó muchas cosas a lo largo de este año. Nuevas formas de afrontar la crisis, y la creación de nuevas formas de negocio.
La tecnología sin dudas fue el jugador clave en esto, porque ayudó a que muchas empresas puedan superar las adversidades y crecer, descubriendo nuevas oportunidades de negocios. También pudimos ver como fue capaz de facilitarnos la vida a los consumidores.
El contar con muchas mas posibilidades de adquirir productos, evitar largas colas, entre otras cosas. Y sin duda alguna, me atrevo a decir que el home office, llegó para quedarse, con pandemia, y sin ella. Espero esta nota haya sido de su agrado. Nos vemos en la próxima.