Firmar un PDF es cada vez más necesario. Dada la situación que estamos viviendo a raíz del COVID-19 muchas empresas se han visto en la tesitura de digitalizarse a marchas forzadas. Es por ello que hoy vamos a hablar sobre los contratos digitales y sobre la firma digital o eSign.
Ya no sólo es importante para las empresas digitalizarse por la situación que vivimos actualmente, es también necesario empezar una transición hacia el mundo digital para colaborar con el medio ambiente y poder reducir el uso de papel en la oficina.
Por ello hoy queremos facilitaros herramientas para poder realizar un contrato digital, que éste pueda ser firmado por todas las partes relacionadas e incluso reducir el tamaño del archivo comprimiéndolo.
Siempre puede redactarse un contrato mediante un archivo Word, pero es recomendable que el contrato pueda estar en formato PDF ya que éste será más seguro, por ello queremos recomendar que siempre que redactéis un contrato utilicéis una herramienta para pasar de Word a PDF. Por ejemplo, con la herramienta de SmallPDF es muy fácil convertir archivos, sólo hay que arrastrarlos y soltarlos en su plataforma y rápidamente tendrás el documento convertido a PDF.
Desde esta misma plataforma, es posible firmar documentos PDF mediante firma digital, además invitar a otras personas a firmar el contrato es posible, se puede invitar hasta 100 personas y solicitarles su firma. Smallpdf ofrece la posibilidad de insertar unas casillas para indicar exactamente dónde debe firmar cada uno de los firmantes, de esta manera se consigue que nadie deje el documento sin firmar. Lo que ofrece esta plataforma es una herramienta eSign segura en línea, ya que todos los archivos están protegidos con cifrado TLS de 256 bits, lo que hace que sea seguridad de grado militar y que garantice la privacidad de los documentos y de las firmas. Todo el proceso de firma está basado en la nube, así que no debes preocuparte de que se consuman recursos de tu computadora o dispositivo electrónico.
Instrucciones para firmar un PDF online
Cómo firmar un PDF online en la plataforma de Smallpdf:
- Sube un documento PDF (en caso que lo tengas en otra formato, puedes convertirlo por ejemplo puedes convertir Word a PDF como paso previo).
- Crea tu firma y colócala en el documento
- Puedes añadir texto si lo necesitas (por ejemplo tu nombre y apellido) y también puedes incluir la fecha si quieres.
- Haz clic en “Terminar y firmar”
Si el archivo ya contiene todas las firmas que se requerían se podrá descargar inmediatamente la versión completa del contrato, en otro caso se puede descargar la versión de ese momento.
En el caso de que el documento no esté finalizado con todas las firmas requeridas el archivo se guarda en los servidores de Smallpdf por 14 días para facilitar así que todos los firmantes tengan tiempo de firmar el documento. Una vez el documento esté completo con todas las firmas el archivo seguirá disponible por 14 días más y así facilitar que todas las partes implicadas puedan descargar una copia de la versión final del contrato.
¿Quién puede ver entonces los documentos subidos a esta plataforma?
Solamente el propietario del documento puede verlo, a menos que el propietario del documento autorice explícitamente a otras partes a participar en ese documento, como es en el caso de los documentos que requieren firma.
Por último, no queríamos dejar de mencionar la herramienta para comprimir PDF, creemos que puede ser muy útil en caso de tener contratos u otros documentos que contengan muchas páginas y puedan ser pesados.
Al comprimirlos se consigue un archivo más ligero y fácil de mandar por correo electrónico, esto puede reducir el tiempo de carga y descarga.
Además, en el caso de querer guardar varios contratos con múltiples páginas en tu computadora, puede ser muy útil comprimir los archivos, ya que de esta manera se ahorra espacio en la computadora o en tu dispositivo móvil.
De nuevo, la herramienta para comprimir documentos es muy fácil de usar, sólo requiere arrastrar y soltar el documento a la herramienta de comprimir PDF y en unos segundos tu archivo estará comprimido.
¿Cómo comprimir un archivo PDF para mandarlo por correo electrónico?
- Ve a la herramienta “Comprimir PDF” en la página de Smallpdf
- Arrastra y suelta tu documento PDF en su caja de herramientas
- Elige qué tipo de compresión quieres para tu archivo
- Espera a que tu archivo tenga el tamaño reducido
- Descarga tu archivo PDF comprimido
- Ya puedes adjuntar tu archivo a tu correo electrónico
Esperamos que esta plataforma os sea útil, aunque no debáis preparar ni firmar ningún contrato, ofrecen otras herramientas para trabajar con documentos digitales y facilitar así vuestras tareas diarias.