Las funciones de oficina dentro de una organización son las actividades que realiza el personal administrativo dentro de una empresa u organización para el correcto funcionamiento de la institución.
Generalmente las funciones de oficina están enfocadas a un proceso administrativo, fiscal, de recursos humanos, directivo, de mercadotecnia Y todas las demás actividades en las cuales los usuarios disponen de un ambiente que les permita planificar, coordinarse y gestionar sus actividades dentro de la empresa.
Funciones principales dentro dentro de una oficina
Normalmente el personal de una oficina tiene diversas funciones administrativas, las cuáles varían de acuerdo al giro y objetivo de la institución, sin embargo existen varias características que son semejantes en casi todas las instituciones, las cuáles es importante mencionarlas:
Planificación de tareas y funciones en una oficina
La primera de todas las funciones de una oficina es la planificación de actividades, dentro de éstas se definen los métodos, recursos y otras estructuras para definir un plan para lograr los objetivos del empresa.
Dentro de la planificación de tareas, intervienen personas clave para el establecimiento de las actividades. Normalmente estas personas son miembros de la institución con una jerarquía superior y con mejor claridad de los objetivos por alcanzar en la empresa dentro de los tiempos estipulados y las metas por lograrse.
Para desarrollar la planificación de tareas, los miembros en la oficina determinan las actividades y funciones que se deben realizar con un plazo de tiempo determinado. Normalmente utilizar un calendario o plan dentro de una metodología, por ejemplo ITIL o scrum.
Asistencia de reuniones
En todas las empresas e instituciones se requiere una alta coordinación entre los miembros el equipo, es por ello que es muy importante desarrollar reuniones para delegar comisiones para el desarrollo de las funciones en la oficina.
Cada uno de los integrantes del equipo involucrado en un proyecto, debe presentarse de manera física o virtual para la coordinación de tareas, discutir los proyectos en curso, impartir nuevas ideas, desarrollar reportes o mostrar informes de acuerdo a cada uno de los objetivos que presenta cada integrante del equipo para la empresa.
Normalmente estas reuniones están enfocadas a un mismo fin, son dinámicas, definidas (es decir con una duración específica), en un lugar adecuado (por ejemplo una sala de juntas) y con relativa frecuencia. Salvo muy pocas excepciones no se extiende durante un período largo de tiempo, ya que el tiempo es un recurso muy valioso para todo tipo de empresa.
Elaboración y presentación de informes
Una de las funciones más importantes que se presentan en una oficina es la medición de resultados. No hay otra forma en la cual podamos verificar nuestro rendimiento si no verificamos nuestro nivel de eficacia en términos reales.
La elaboración de informes varía de acuerdo a los objetivos del empresa y el papel del empleado. Normalmente los informes muestra la eficacia de un método o recurso empleado para cumplir los objetivos y facilitan la toma decisiones para determinado tema.
Un informe podría ser desde una tabla en Excel hasta un documento formal que contenga gráficas, tablas, y un análisis de los resultados obtenidos. Este informe generalmente es discutido en una reunión entre ejecutivos y puede o no presentarse el elaborador del informe.
Algunos de los informes más comunes dentro de una empresa son los siguientes: informe financiero, informe de auditorías, informe de recursos humanos, informe técnico, informes trimestrales, informes anuales, entre otros.
Comunicaciones internas y externas
En todas las oficinas se requiere una alta coordinación para el desarrollo de sus funciones en forma correcta, para ello se requieren comunicaciones eficaces entre cada uno de los elementos internos y externos a la organización.
Los mecanismos de comunicación dentro de las empresas normalmente se enfocan en tecnologías tanto de correo electrónico, chat empresarial, reuniones virtuales y otros medios por los cuales se puede trasmitir información de acuerdo a la sensibilidad de esta. Se pueden establecer grupos de información, comunicación directa de persona a persona o en forma asíncrona por email.
Algunos ejemplos de estos tipos de comunicaciones son los correos electrónicos empresariales (que tienen un dominio diferente a un correo gratuito como gmail o hotmail), reuniones de videoconferencia (por Skype, Zoom o Microsoft Teams), grupos de trabajo (Whatsapp, Telegram), entre otras formas de comunicación de acuerdo a cada empresa.
Gestión de RRHH (Recursos humanos)
Los recursos humanos (RRHH) son los elementos principales para el funcionamiento de cualquier corporación y de cualquier oficina. A diferencia de otros recursos materiales, los recursos humanos tienen derechos y obligaciones que cubrir dentro de la empresa.
Desde antes del inicio de cualquier relación laboral, la gestión de RRHH se encuentra en la elección de probables candidatos que cumplan con las características necesarias para el desarrollo de las actividades del empresa.
Un candidato bueno suele significar un recurso útil para la compañía, mientras que un candidato malo podría afectar el cumplimiento de los objetivos.
Una vez que inicia cualquier relación laboral, los recursos humanos deberán cumplir con los objetivos de la empresa de acuerdo a la función por la cual fueron contratados. Cumplir con una jornada laboral, que en países como México son 8 horas al día, desempeñar las actividades en los tiempos acordados y evitar desperdiciar el tiempo en tareas irrelevantes.
La forma de ir recursos humanos normalmente se hace a través de una contratación directa, o bien a través de una consultoría, la cual se encarga de buscar recursos para una empresa. Si la contratación es directa, se trata de un recurso interno, mientras si se hace de una consultoría es un recurso externo.
Atención a clientes
En toda empresa con fines de lucro la actividad más importante es aquella por lo cual tienen beneficios económicos, éste beneficio se adquiere directamente de los clientes.
Aún cuando la mayoría de las actividades relacionadas con los clientes no se efectuarán en la oficina, muchas de las funciones como atraer nuevos clientes y la comunicación con ellos se realiza desde el escritorio.
El objetivo de toda empresa debe descubrir por ética la satisfacción de sus clientes. Por lo tanto debe de existir en forma de comunicación con los clientes para a atender sus preguntas, resolver sus problemas relacionados con el servicio e incluso para promocionar nuevos productos Y generar nuevas ventas.
Todas las empresas mantienen una forma de contacto con los clientes, generalmente recaban alguna información de ellos, por ejemplo su nombre, número de teléfono y correo electrónico en donde puede mantener comunicación con ellos.
Todos los datos que se recolectan del cliente, deben estar protegidos por medio de una política de privacidad.
Departamentos y funciones adicionales en una oficina
Toda empresa formal debe contar con una oficina cuyas funciones son delicadas a la conciliación fiscal. Esto significa que deben realizar sus declaraciones y pago de impuestos de acuerdo a la rentabilidad obtenida a través de sus ingresos y egresos.
Cada país tiene diferentes leyes en cuanto a la cuestión fiscal, sin embargo la mayoría de los países requiere del pago de impuestos de las empresas legalmente constituidas, para ello muchas de estas instituciones utilizan los servicios contables de alguna consultoría o bien tiene su propio contador.
En la cuestión legal, usualmente se requieren los servicios de algún buffet de abogados para salvaguardar el prestigio de la institución, así como posibles conflictos con alguna persona que daña el patrimonio en forma deliberada o incluso un daño injustificado a la institución.
Dependiendo del giro, algunas empresas requieren los servicios de un auditor que certifique la calidad de los productos que se venden o bien los procesos internos del institución, que se lleven a cabo de acuerdo a los estándares establecidos.
Trabajo con documentos y archivos
Todos los empleados cuyas funciones son de oficina, requieren el manejo de documentos y archivos en forma virtual (anteriormente en mayor forma física), de acuerdo a su responsabilidades.
Debes mantener su información organizada, programa y atender su calendario de acuerdo a sus asignaciones y reuniones, atender las instrucciones de sus jefes y conocer la normatividad dentro de su empresa.
De acuerdo a las responsabilidades del empleado, sus funciones en la oficina podrían consistir en la gestión de finanzas, la logística, atender problemas, organizar reuniones, administrar el equipo informático, llevar la agenda u otras asignaciones por desempeñar.
Pensamientos sobre funciones en una oficina
Después de examinar algunas de las funciones de oficina más comunes, podemos ver que todas se enfocan en cumplir con los objetivos de la institución.
De acuerdo a departamento en el que se encuentre, tendrá diferentes asignaciones, sin embargo la mayoría de las funciones de oficina son estándares, como lo pudimos ver en los apartados de este artículo.
Recuerda que cada uno de las partes son importantes, aún cuando sus funciones son diferentes, pero permite la organización de forma coordinada en cada una de las partes que conforman la institución.
